Akta osobowe to jeden z tych obowiązków, przy których kontrola Państwowej Inspekcji Pracy zaczyna rozmowę. Zasady są konkretne i spisane w jednym rozporządzeniu — problem polega raczej na tym, że trzeba je stosować konsekwentnie przez lata.
Podstawa prawna
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy. Szczegóły — podział na części, sposób prowadzenia, warunki przechowywania — określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Cztery części akt osobowych
Część A — dokumenty z rekrutacji. Wszystko, co kandydat złożył przed zatrudnieniem: kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych.
Część B — nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia. Umowa o pracę i jej aneksy, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy i ryzykiem zawodowym, zaświadczenia ze szkoleń BHP, dokumenty urlopowe, orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy.
Część C — ustanie zatrudnienia. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłaconych świadczeń, potwierdzenie zajęć komorniczych po ustaniu zatrudnienia.
Część D — odpowiedzialność porządkowa. Odpisy zawiadomień o ukaraniu. Ta część ma swoją specyfikę: karę usuwa się z akt po roku nienagannej pracy, a wtedy usuwa się także dokument z części D.
W każdej części dokumenty układa się chronologicznie i numeruje, a na początku umieszcza wykaz. Części dzieli się na porządkowe podczęści, jeśli wymaga tego przejrzystość.
Ile lat przechowywać dokumentację
To pytanie, przy którym najczęściej pojawia się błąd, bo odpowiedzi są trzy i zależą od daty zatrudnienia:
- Zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. — 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
- Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. — 50 lat, bez możliwości skrócenia.
- Zatrudnieni w latach 1999–2018 — co do zasady 50 lat, ale okres skraca się do 10 lat, jeżeli pracodawca złoży w ZUS oświadczenie ZUS OSW, a następnie raporty informacyjne ZUS RIA za tych pracowników.
Ta trzecia sytuacja jest w praktyce najczęstsza w firmach z dłuższym stażem — i najczęściej pomijana. Złożenie OSW jest dobrowolne, ale nieodwracalne dla całej firmy, więc decyzję warto przemyśleć.
Dokumentacja poza aktami osobowymi
Nie wszystko trafia do akt. Osobno prowadzi się między innymi ewidencję czasu pracy wraz z wnioskami urlopowymi i dokumentacją nadgodzin, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy, karty ewidencji przydziału odzieży roboczej oraz kartę wypłaconego wynagrodzenia. Te zbiory podlegają temu samemu okresowi przechowywania co akta osobowe.
Postać papierowa czy elektroniczna
Rozporządzenie dopuszcza obie formy i traktuje je równoważnie. Zmiana postaci wymaga jednak spełnienia warunków technicznych — odwzorowanie cyfrowe musi mieć jakość pozwalającą na odczytanie treści, opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem — oraz poinformowania pracowników o zmianie i możliwości odbioru poprzedniej postaci.
Przy rozstaniu z pracownikiem
Wraz ze świadectwem pracy pracodawca wydaje informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu oraz o zniszczeniu dokumentacji, jeżeli nie zostanie odebrana. To krótki dokument, o którym łatwo zapomnieć, a jego brak jest wytykany podczas kontroli.
Podsumowanie
Akta osobowe są proste w założeniu i uciążliwe w utrzymaniu — bo wymagają reakcji na każde badanie okresowe, każde szkolenie i każdą zmianę warunków zatrudnienia. Jeśli wolisz, żeby ktoś pilnował tego za Ciebie, zobacz zakres naszej obsługi kadrowo-płacowej albo napisz przez formularz kontaktowy.