Posts in category: Poradnik

ISO 9001 bywa traktowana jak formalność potrzebna do przetargu. Można ją tak wdrożyć — i wtedy zostaje segregator, do którego nikt nie zagląda. Można też inaczej, ale wtedy trzeba wiedzieć, na co się piszemy.

Czym ISO 9001 jest, a czym nie

Norma opisuje wymagania dla systemu zarządzania jakością. Nie mówi, jaki ma być produkt ani jak dobrze ma działać — mówi, że organizacja ma znać swoje procesy, panować nad nimi i potrafić powtarzać wynik. Certyfikat nie jest więc świadectwem jakości wyrobu, tylko potwierdzeniem, że firma pracuje w sposób uporządkowany i mierzalny.

Etapy wdrożenia

1. Analiza luk. Porównanie tego, co firma już robi, z wymaganiami normy. Zwykle okazuje się, że spora część wymagań jest spełniona nieformalnie — brakuje zapisu, a nie działania.

2. Kontekst organizacji, ryzyka i szanse. Określenie stron zainteresowanych, czynników zewnętrznych i wewnętrznych oraz ryzyk, które mogą wpłynąć na zdolność dostarczania zgodnych wyrobów i usług.

3. Polityka jakości i cele. Cele muszą być mierzalne i przypisane do procesów, a nie być zbiorem ogólnych deklaracji.

4. Mapowanie procesów i dokumentacja. Opis przebiegu procesów, wejść i wyjść, odpowiedzialności oraz punktów kontrolnych. Norma nie wymaga księgi jakości — wymaga udokumentowanych informacji tam, gdzie są potrzebne.

5. Szkolenia. Dla pełnomocnika, audytorów wewnętrznych i pracowników, których praca zmienia się w wyniku wdrożenia.

6. Audyt wewnętrzny. Musi objąć wszystkie wymagania normy i wszystkie procesy. Wykrywa niezgodności, zanim zrobi to audytor zewnętrzny.

7. Przegląd zarządzania. Formalne spotkanie kierownictwa z ustaloną agendą — wyniki audytów, realizacja celów, informacje zwrotne od klientów, zmiany, zasoby, doskonalenie.

8. Audyt certyfikujący. Prowadzony przez niezależną jednostkę certyfikującą, w dwóch etapach: przegląd dokumentacji i gotowości, a następnie audyt na miejscu.

Ile to trwa

W małej i średniej firmie wdrożenie zajmuje zwykle od trzech do sześciu miesięcy — przy założeniu, że po stronie organizacji jest osoba, która ma na to czas. Największym ograniczeniem rzadko bywa dokumentacja, a najczęściej dostępność ludzi, z którymi trzeba opisać procesy.

Certyfikat wydaje się na trzy lata, z audytami nadzoru w każdym roku. Po trzech latach następuje audyt recertyfikacyjny.

Integracja z innymi normami

ISO 9001, ISO 14001 (środowisko), ISO 45001 (BHP) i ISO/IEC 27001 (bezpieczeństwo informacji) mają wspólną strukturę wysokiego poziomu. Dzięki temu można je wdrażać równolegle i utrzymywać jako jeden system: jedna polityka, jeden zestaw audytów wewnętrznych, jeden przegląd zarządzania. Dla firmy planującej więcej niż jedną normę to zauważalna oszczędność pracy.

Najczęstszy błąd

Dokumentacja opisująca firmę, której nie ma. Procedury skopiowane z gotowego pakietu wyglądają dobrze do pierwszego pytania audytora „proszę pokazać zapis z ostatniego takiego przypadku”. System, który nie odzwierciedla rzeczywistej pracy, generuje niezgodności i pracę na darmo.

Podsumowanie

Dobrze wdrożona norma porządkuje odpowiedzialności i daje kierownictwu dane do decyzji. Źle wdrożona — kosztuje i nie daje nic poza certyfikatem na ścianie. Jeśli chcesz przejść tę drogę z kimś, kto prowadzi też audyty wewnętrzne po certyfikacji, zobacz zakres naszych usług albo napisz przez formularz kontaktowy.

Pracownicze Plany Kapitałowe działają w Polsce od 2019 roku, a mimo to wciąż budzą wątpliwości — najczęściej przy zatrudnianiu nowej osoby i przy cyklicznym autozapisie. Poniżej to, co pracodawca musi zrobić i czego robić mu nie wolno.

Kogo dotyczy obowiązek

Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych obejmuje każdy podmiot zatrudniający co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nie chodzi wyłącznie o umowy o pracę — do PPK zapisuje się także zleceniobiorców objętych tymi ubezpieczeniami.

Zwolniony jest mikroprzedsiębiorca, jeżeli wszystkie zatrudnione osoby złożą deklarację o rezygnacji. Wystarczy jednak, że jedna osoba tego nie zrobi, a obowiązek utworzenia PPK wraca.

Zapis w zależności od wieku

• 18–54 lata — zapis następuje automatycznie, bez wniosku pracownika.
• 55–69 lat — zapis wyłącznie na wniosek osoby zatrudnionej.
• 70 lat i więcej — nie można zapisać do PPK.

Pracownika zapisuje się po upływie trzech miesięcy zatrudnienia, w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął ten okres.

Ile wynoszą wpłaty

Wpłata podstawowa pracodawcy to 1,5% wynagrodzenia. Wpłata podstawowa pracownika to 2% wynagrodzenia, przy czym osoba zarabiająca nie więcej niż 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia może obniżyć swoją wpłatę do przedziału od 0,5% do 2%.

Obie strony mogą zadeklarować wpłaty dodatkowe: pracodawca do 2,5%, pracownik do 2%. Do tego dochodzi wpłata powitalna i dopłaty roczne finansowane z budżetu państwa dla uczestników spełniających warunki.

Wpłata finansowana przez pracodawcę stanowi dla pracownika przychód, od którego odprowadza się zaliczkę na podatek — ale nie nalicza się od niej składek ZUS.

Rezygnacja i autozapis

Pracownik może w każdej chwili zrezygnować, składając pisemną deklarację. Rezygnacja nie jest jednak bezterminowa — co cztery lata następuje autozapis: pracodawca ma obowiązek poinformować osoby, które zrezygnowały, o ponownym dokonywaniu wpłat, a te muszą złożyć deklarację ponownie, jeżeli nadal nie chcą uczestniczyć.

To moment, w którym najłatwiej o zaniedbanie — obowiązek informacyjny spoczywa na pracodawcy, a termin jest sztywny.

Czego nie wolno

Ustawa zawiera przepis karny wymierzony w nakłanianie do rezygnacji z PPK. Podlega mu ten, kto nakłania osobę zatrudnioną do rezygnacji z oszczędzania. Dotyczy to również sugestii wyrażonych nieformalnie — bezpieczniej jest w ogóle nie komentować decyzji pracownika.

Naruszeniem jest też niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK, niedokonywanie wpłat w terminie oraz nieprowadzenie wymaganej dokumentacji.

Wybór instytucji finansowej

Instytucję wybiera się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli jej nie ma — z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w przyjętym u pracodawcy trybie. Warto ten wybór udokumentować, bo brak porozumienia bywa przedmiotem pytań podczas kontroli.

Podsumowanie

PPK to obowiązek ciągły: nowy pracownik, zmiana wynagrodzenia, autozapis co cztery lata, comiesięczne wpłaty w terminie. Jeśli chcesz mieć to prowadzone razem z resztą obsługi kadrowo-płacowej, zobacz nasz zakres usług albo napisz przez formularz kontaktowy.

Przejście z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na pełne księgi rachunkowe to zmiana, którą trzeba zaplanować z wyprzedzeniem — nie da się jej zrobić w styczniu w tydzień.

Kogo obowiązek dotyczy zawsze

Niezależnie od wysokości przychodów księgi rachunkowe prowadzą spółki kapitałowe — z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne — a także proste spółki akcyjne, spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne. Dla tych podmiotów nie ma progu: obowiązek istnieje od pierwszego dnia działalności.

Kiedy decyduje limit przychodów

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych przechodzą na księgi rachunkowe dopiero po przekroczeniu progu określonego w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Liczy się przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy. Limit wyrażony jest w euro i przelicza się go po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Próg był w ostatnich latach podnoszony, dlatego przed decyzją warto sprawdzić kwotę obowiązującą dla konkretnego roku — a nie opierać się na wartości zapamiętanej sprzed kilku lat.

Przejście dobrowolne

Księgi rachunkowe można prowadzić także z własnej woli, przed przekroczeniem limitu. Firmy decydują się na to najczęściej z trzech powodów: bank lub inwestor oczekuje sprawozdania finansowego, właściciel chce widzieć rzeczywisty wynik i strukturę kosztów, albo skala działalności sprawia, że KPiR przestaje dawać czytelny obraz.

Zamiar prowadzenia ksiąg rachunkowych zgłasza się przed rozpoczęciem roku obrotowego.

Co trzeba przygotować

• Politykę rachunkowości — opis przyjętych zasad, metod wyceny, sposobu prowadzenia ksiąg i ochrony danych.
• Zakładowy plan kont — dostosowany do specyfiki działalności, nie skopiowany z szablonu.
• Inwentaryzację na dzień otwarcia ksiąg — spis z natury, potwierdzenia sald, weryfikację pozostałych pozycji.
• Bilans otwarcia — przeniesienie stanów z dotychczasowej ewidencji.

Co się zmienia na co dzień

Zamiast jednej kolumnowej ewidencji pojawia się podwójny zapis, konta analityczne i rozrachunki z każdym kontrahentem osobno. Rośnie liczba dokumentów wymagających dekretacji, ale też jakość informacji: widać należności, zobowiązania, stany magazynowe i wynik narastająco.

Na koniec roku dochodzi obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej, podpisania go elektronicznie przez kierownika jednostki i wszystkich członków zarządu oraz złożenia we właściwym rejestrze.

Kiedy zacząć przygotowania

Praktycznie: gdy w trakcie roku widać, że przychody zbliżają się do progu. Wtedy jest czas na spokojne przygotowanie planu kont, uzgodnienie sald i inwentaryzację. Zostawienie tego na styczeń oznacza pracę pod presją i ryzyko błędów w bilansie otwarcia, które ciągną się przez cały rok.

Jeśli chcesz przejść przez to z kimś, kto prowadzi obie formy ewidencji, zobacz zakres naszej obsługi księgowej albo napisz przez formularz kontaktowy.

Akta osobowe to jeden z tych obowiązków, przy których kontrola Państwowej Inspekcji Pracy zaczyna rozmowę. Zasady są konkretne i spisane w jednym rozporządzeniu — problem polega raczej na tym, że trzeba je stosować konsekwentnie przez lata.

Podstawa prawna

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy. Szczegóły — podział na części, sposób prowadzenia, warunki przechowywania — określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Cztery części akt osobowych

Część A — dokumenty z rekrutacji. Wszystko, co kandydat złożył przed zatrudnieniem: kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych.

Część B — nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia. Umowa o pracę i jej aneksy, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania z regulaminem pracy i ryzykiem zawodowym, zaświadczenia ze szkoleń BHP, dokumenty urlopowe, orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy.

Część C — ustanie zatrudnienia. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłaconych świadczeń, potwierdzenie zajęć komorniczych po ustaniu zatrudnienia.

Część D — odpowiedzialność porządkowa. Odpisy zawiadomień o ukaraniu. Ta część ma swoją specyfikę: karę usuwa się z akt po roku nienagannej pracy, a wtedy usuwa się także dokument z części D.

W każdej części dokumenty układa się chronologicznie i numeruje, a na początku umieszcza wykaz. Części dzieli się na porządkowe podczęści, jeśli wymaga tego przejrzystość.

Ile lat przechowywać dokumentację

To pytanie, przy którym najczęściej pojawia się błąd, bo odpowiedzi są trzy i zależą od daty zatrudnienia:

• Zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. — 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
• Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. — 50 lat, bez możliwości skrócenia.
• Zatrudnieni w latach 1999–2018 — co do zasady 50 lat, ale okres skraca się do 10 lat, jeżeli pracodawca złoży w ZUS oświadczenie ZUS OSW, a następnie raporty informacyjne ZUS RIA za tych pracowników.

Ta trzecia sytuacja jest w praktyce najczęstsza w firmach z dłuższym stażem — i najczęściej pomijana. Złożenie OSW jest dobrowolne, ale nieodwracalne dla całej firmy, więc decyzję warto przemyśleć.

Dokumentacja poza aktami osobowymi

Nie wszystko trafia do akt. Osobno prowadzi się między innymi ewidencję czasu pracy wraz z wnioskami urlopowymi i dokumentacją nadgodzin, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy, karty ewidencji przydziału odzieży roboczej oraz kartę wypłaconego wynagrodzenia. Te zbiory podlegają temu samemu okresowi przechowywania co akta osobowe.

Postać papierowa czy elektroniczna

Rozporządzenie dopuszcza obie formy i traktuje je równoważnie. Zmiana postaci wymaga jednak spełnienia warunków technicznych — odwzorowanie cyfrowe musi mieć jakość pozwalającą na odczytanie treści, opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem — oraz poinformowania pracowników o zmianie i możliwości odbioru poprzedniej postaci.

Przy rozstaniu z pracownikiem

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca wydaje informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu oraz o zniszczeniu dokumentacji, jeżeli nie zostanie odebrana. To krótki dokument, o którym łatwo zapomnieć, a jego brak jest wytykany podczas kontroli.

Podsumowanie

Akta osobowe są proste w założeniu i uciążliwe w utrzymaniu — bo wymagają reakcji na każde badanie okresowe, każde szkolenie i każdą zmianę warunków zatrudnienia. Jeśli wolisz, żeby ktoś pilnował tego za Ciebie, zobacz zakres naszej obsługi kadrowo-płacowej albo napisz przez formularz kontaktowy.

Mały ZUS plus pozwala przedsiębiorcy płacić składki społeczne liczone od dochodu, a nie od zryczałtowanej podstawy. Dla firm o niewielkich przychodach różnica bywa znacząca. Warunki są jednak dość ciasne i łatwo wypaść z ulgi przez nieuwagę.

Podstawa prawna

Ulgę reguluje art. 18c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Dotyczy wyłącznie składek na ubezpieczenia społeczne — emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Nie obejmuje składki zdrowotnej, którą liczy się na zasadach ogólnych, właściwych dla wybranej formy opodatkowania.

Kto może skorzystać

Trzeba spełnić łącznie kilka warunków:

• przychód z działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 120 000 zł — jeżeli działalność była prowadzona krócej niż rok, limit przelicza się proporcjonalnie do liczby dni;
• działalność była prowadzona przez co najmniej 60 dni w poprzednim roku kalendarzowym;
• w poprzednim roku nie były rozliczane przychody z działalności opodatkowanej w formie karty podatkowej przy jednoczesnym zwolnieniu z VAT;
• przedsiębiorca nie korzysta w danym roku z preferencyjnych składek dla nowych firm ani z ulgi na start.

Kiedy ulga nie przysługuje

Najczęstsza pułapka dotyczy byłego pracodawcy. Z małego ZUS plus nie skorzysta osoba, która wykonuje działalność na rzecz byłego pracodawcy, jeżeli w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywała na jego rzecz — w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy — czynności wchodzące w zakres tej działalności.

Ulga nie obejmuje też osób prowadzących działalność w formach innych niż wpis do CEIDG — na przykład wspólników spółek jawnych, komandytowych czy jednoosobowych spółek z o.o.

Na jak długo

Z ulgi można korzystać przez maksymalnie 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności. Po wyczerpaniu tego limitu wraca się do składek od podstawy standardowej i trzeba odczekać, aż w okresie 60 miesięcy znów pojawi się miejsce.

Warto ten licznik prowadzić świadomie — czasem opłaca się wstrzymać z ulgą i wykorzystać ją w latach o niższym dochodzie.

Jak zgłosić

Zgłoszenie polega na wyrejestrowaniu z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia i ponownym zgłoszeniu z kodem właściwym dla małego ZUS plus. Termin to koniec stycznia danego roku, jeżeli działalność była prowadzona w poprzednim roku, albo 7 dni od dnia, w którym spełniono warunki — na przykład po zakończeniu okresu preferencyjnych składek.

Przekroczenie terminu oznacza utratę ulgi na cały rok. To najczęstsza przyczyna, dla której przedsiębiorcy z niej nie korzystają, mimo że im przysługuje.

Jak liczy się podstawa

Podstawę wymiaru ustala się na podstawie dochodu z poprzedniego roku: przeciętny miesięczny dochód mnoży się przez współczynnik ogłaszany przez ZUS. Wynik nie może być niższy niż 30% minimalnego wynagrodzenia ani wyższy niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Oznacza to, że nawet przy bardzo niskim dochodzie obowiązuje dolny próg.

O czym pamiętać

Niższe składki to niższa podstawa emerytalna i niższe świadczenia z ubezpieczenia chorobowego — zasiłek chorobowy czy macierzyński policzy się od faktycznej, obniżonej podstawy. Przy planowanym urlopie macierzyńskim albo dłuższej chorobie rachunek może wyjść inaczej, niż się wydaje.

Limity i współczynniki zmieniają się co roku, więc przed zgłoszeniem warto zweryfikować kwoty obowiązujące w danym roku. Jeśli chcesz mieć to policzone i zgłoszone na czas, zobacz zakres naszej obsługi rozliczeń z ZUS lub napisz przez formularz kontaktowy.

Wdrożenie RODO w kilkuosobowej firmie nie wymaga ani kosztownego oprogramowania, ani setek stron dokumentacji. Wymaga natomiast uporządkowania kilku rzeczy, o których łatwo zapomnieć — i zrobienia tego zanim pojawi się pierwsze pytanie od klienta albo kontrola.

Czy RODO w ogóle dotyczy mojej firmy?

Tak, jeśli przetwarzasz dane osób fizycznych — a robi to praktycznie każda firma. Dane pracowników, kontakty do klientów, adresy e-mail z formularza na stronie, nagrania z monitoringu, dane kandydatów do pracy. Rozporządzenie nie przewiduje wyłączenia dla małych podmiotów. Różnicuje jedynie zakres niektórych obowiązków.

Przepis, który to porządkuje, to art. 24 RODO: administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z rozporządzeniem. Słowo „odpowiednie” jest tu kluczowe — inaczej wygląda to w firmie zatrudniającej pięć osób, inaczej w przychodni przetwarzającej dane o zdrowiu.

Cztery pierwsze kroki

1. Spisz, jakie dane masz i skąd. Zanim powstanie jakikolwiek dokument, potrzebujesz listy: dane pracowników w aktach osobowych, baza klientów w systemie sprzedażowym, zgłoszenia z formularza kontaktowego, CV kandydatów, monitoring. Dla każdej pozycji odpowiedz: po co to mam, na jakiej podstawie i jak długo trzymam.

2. Ustal podstawę prawną dla każdego celu. Art. 6 ust. 1 RODO wymienia sześć podstaw. W praktyce firmy najczęściej korzystają z trzech: wykonanie umowy (lit. b), obowiązek prawny (lit. c) i prawnie uzasadniony interes (lit. f). Zgoda (lit. a) jest potrzebna rzadziej, niż się powszechnie sądzi — i bywa nadużywana tam, gdzie wystarczyłaby umowa.

3. Przygotuj klauzule informacyjne. Art. 13 i 14 RODO wymagają, żeby osoba, której dane zbierasz, dowiedziała się kto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzasz dane, komu je przekazujesz, jak długo je trzymasz i jakie ma prawa. Taka klauzula musi znaleźć się przy formularzu kontaktowym, w umowie o pracę i w ogłoszeniu rekrutacyjnym.

4. Uporządkuj umowy z podwykonawcami. Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, hostingu, systemu do fakturowania czy zewnętrznego działu kadr — te podmioty przetwarzają dane w Twoim imieniu. Art. 28 RODO wymaga zawarcia z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych.

Rejestr czynności przetwarzania

Art. 30 RODO nakłada obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Rozporządzenie przewiduje wyłączenie dla podmiotów zatrudniających mniej niż 250 osób, ale w praktyce jest ono niemal martwe: nie stosuje się go, gdy przetwarzanie może powodować ryzyko naruszenia praw, nie ma charakteru sporadycznego albo obejmuje dane szczególnych kategorii. Przetwarzanie danych pracowników jest regularne, więc firma z jednym pracownikiem zwykle i tak rejestr prowadzić musi.

Dobra wiadomość: rejestr to tabela. Nazwa czynności, cel, kategorie osób i danych, odbiorcy, termin usunięcia, opis zabezpieczeń. Dla małej firmy mieści się na dwóch stronach.

Najczęstsze błędy

• Zgoda tam, gdzie wystarczy umowa. Zgodę można wycofać w każdej chwili — jeśli oprzesz na niej obsługę zamówienia, jej wycofanie postawi Cię w trudnej sytuacji.
• Brak procedury na wypadek naruszenia. Art. 33 RODO daje 72 godziny na zgłoszenie naruszenia do UODO. To bardzo mało, jeśli dopiero wtedy zaczynasz się zastanawiać, kto co robi.
• Dokumentacja „z internetu”, nieprzystająca do firmy. Polityka opisująca serwerownię, której nie masz, jest podczas kontroli gorsza niż jej brak.
• Brak upoważnień do przetwarzania danych. Pracownik mający dostęp do danych osobowych powinien mieć pisemne upoważnienie i być wpisany do ewidencji.

Kiedy potrzebny jest inspektor ochrony danych

Art. 37 RODO wymienia trzy przypadki obowiązkowego wyznaczenia inspektora: gdy przetwarzania dokonuje organ publiczny, gdy główna działalność polega na operacjach wymagających regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę, oraz gdy polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych szczególnych kategorii lub danych o wyrokach skazujących.

Typowa firma usługowa czy handlowa nie ma tego obowiązku. Wiele podmiotów wyznacza jednak inspektora dobrowolnie — bo daje to jedną osobę odpowiedzialną za temat i punkt kontaktowy dla UODO. Funkcję tę można powierzyć na zewnątrz.

Podsumowanie

Wdrożenie RODO w małej firmie to zwykle kilka dni pracy: inwentaryzacja danych, ustalenie podstaw, klauzule, umowy powierzenia, rejestr i krótka procedura na wypadek naruszenia. Największym kosztem nie jest samo wdrożenie, tylko późniejsze utrzymanie tego w aktualności — przy każdym nowym narzędziu, nowym procesie i nowym pracowniku.

Jeśli chcesz to przejść z kimś, kto robi to na co dzień — zobacz, jak wygląda nasze wdrożenie RODO albo napisz do nas przez formularz kontaktowy.