ISO 9001 bywa traktowana jak formalność potrzebna do przetargu. Można ją tak wdrożyć — i wtedy zostaje segregator, do którego nikt nie zagląda. Można też inaczej, ale wtedy trzeba wiedzieć, na co się piszemy.
Czym ISO 9001 jest, a czym nie
Norma opisuje wymagania dla systemu zarządzania jakością. Nie mówi, jaki ma być produkt ani jak dobrze ma działać — mówi, że organizacja ma znać swoje procesy, panować nad nimi i potrafić powtarzać wynik. Certyfikat nie jest więc świadectwem jakości wyrobu, tylko potwierdzeniem, że firma pracuje w sposób uporządkowany i mierzalny.
Etapy wdrożenia
1. Analiza luk. Porównanie tego, co firma już robi, z wymaganiami normy. Zwykle okazuje się, że spora część wymagań jest spełniona nieformalnie — brakuje zapisu, a nie działania.
2. Kontekst organizacji, ryzyka i szanse. Określenie stron zainteresowanych, czynników zewnętrznych i wewnętrznych oraz ryzyk, które mogą wpłynąć na zdolność dostarczania zgodnych wyrobów i usług.
3. Polityka jakości i cele. Cele muszą być mierzalne i przypisane do procesów, a nie być zbiorem ogólnych deklaracji.
4. Mapowanie procesów i dokumentacja. Opis przebiegu procesów, wejść i wyjść, odpowiedzialności oraz punktów kontrolnych. Norma nie wymaga księgi jakości — wymaga udokumentowanych informacji tam, gdzie są potrzebne.
5. Szkolenia. Dla pełnomocnika, audytorów wewnętrznych i pracowników, których praca zmienia się w wyniku wdrożenia.
6. Audyt wewnętrzny. Musi objąć wszystkie wymagania normy i wszystkie procesy. Wykrywa niezgodności, zanim zrobi to audytor zewnętrzny.
7. Przegląd zarządzania. Formalne spotkanie kierownictwa z ustaloną agendą — wyniki audytów, realizacja celów, informacje zwrotne od klientów, zmiany, zasoby, doskonalenie.
8. Audyt certyfikujący. Prowadzony przez niezależną jednostkę certyfikującą, w dwóch etapach: przegląd dokumentacji i gotowości, a następnie audyt na miejscu.
Ile to trwa
W małej i średniej firmie wdrożenie zajmuje zwykle od trzech do sześciu miesięcy — przy założeniu, że po stronie organizacji jest osoba, która ma na to czas. Największym ograniczeniem rzadko bywa dokumentacja, a najczęściej dostępność ludzi, z którymi trzeba opisać procesy.
Certyfikat wydaje się na trzy lata, z audytami nadzoru w każdym roku. Po trzech latach następuje audyt recertyfikacyjny.
Integracja z innymi normami
ISO 9001, ISO 14001 (środowisko), ISO 45001 (BHP) i ISO/IEC 27001 (bezpieczeństwo informacji) mają wspólną strukturę wysokiego poziomu. Dzięki temu można je wdrażać równolegle i utrzymywać jako jeden system: jedna polityka, jeden zestaw audytów wewnętrznych, jeden przegląd zarządzania. Dla firmy planującej więcej niż jedną normę to zauważalna oszczędność pracy.
Najczęstszy błąd
Dokumentacja opisująca firmę, której nie ma. Procedury skopiowane z gotowego pakietu wyglądają dobrze do pierwszego pytania audytora „proszę pokazać zapis z ostatniego takiego przypadku”. System, który nie odzwierciedla rzeczywistej pracy, generuje niezgodności i pracę na darmo.
Podsumowanie
Dobrze wdrożona norma porządkuje odpowiedzialności i daje kierownictwu dane do decyzji. Źle wdrożona — kosztuje i nie daje nic poza certyfikatem na ścianie. Jeśli chcesz przejść tę drogę z kimś, kto prowadzi też audyty wewnętrzne po certyfikacji, zobacz zakres naszych usług albo napisz przez formularz kontaktowy.